個人事業主なら一度は、使った費用が経費になるかどうか悩んだ経験があると思います。どちらか判断しづらい支出や仕事とプライベートの両方に関わる支出もあるからです。正確な経理処理を行うためには、経費になるものとならないものをきちんと区別することが大切です。
それ「経費」にできる？
個人事業主が経理処理を行う際に、必ずといっていいほど判断に迷うのが、使った費用が経費として認められるかどうかということです。
日常的に発生する支出の中には、明らかに経費とわかるものもあれば、どちらともいえないものもあります。また、意外な支出が経費として認められるケースもあります。正確な経理処理を行い、不要な税負担を軽減するために、経費の計上基準について正しい知識を身につけておきましょう。
経費に計上するかどうか判断するためには、「経費とは何か」を正確に理解していることが必要です。
「経費」とは、事業を行う上で発生する費用のことです。事務作業に使用する文具、取引先に向かうための交通費、事務所の家賃、事務所の電気・ガス・水道代、電話やインターネットの料金などは、明らかに事業を行うための支出です。
それぞれ、「消耗品費」「旅費交通費」「地代家賃」「水道光熱費」「通信費」という項目で全額経費に計上できます。
また、下記の支出も経費として認められています。
・従業員やアルバイトに支払う給料「給料賃金」
・従業員の健康診断費用や社員旅行、スポーツクラブ利用などにかかった費用「福利厚生費」
・事務機器などのリース代金「リース料」
・金融機関から借入れた事業資金の利息「支払利息」
・事業税や所有する事務所の固定資産税「租税公課」
ただし、仕事で使用するために購入した携帯電話は通話料を含めて経費として計上できますが、プライベート用の携帯電話は経費として認められません。
また、たとえ仕事でしか着ない場合でも、スーツは経費として計上するのは難しいといえます。衣服はあくまで個人的な趣味嗜好によって選ぶものだからです。個人の嗜好に関わらない制服は経費として認められます。
さらに、下記のものは経費として認められないので注意が必要です。
・事業主自身の給料
・事業主自身が受けた健康診断や人間ドックの費用や事業主が利用したスポーツクラブの費用
・事業主自身や家族の健康保険料
・所得税、住民税、自宅の固定資産税とその延滞金
・商談時の駐車違反の反則金
公私を分ける「家事按分」
個人事業主の場合は、事業とプライベートが明確に分けるのが難しいケースがあります。例えば、自宅を事務所として使っている、車を仕事にもプライベートにも使っているというような場合は、「家事按分」によって事業費と生活費に分けます。
自宅を事務所として使っている場合、生活のために使用する部分と事業で使用する部分の床面積によって按分します。
例えば、延べ床面積が90平方メートルで、事業使用分が30平方メートルなら家賃や光熱費、持ち家なら固定資産税、住宅ローンの利子、火災保険料などの3分の1を経費として計上します。
ただし、事務使用部分を経費として計上すると、その部分については住宅ローン控除を受けられません。また、事業使用分が50％を超えると住宅ローン控除そのものが適用されないので注意してください。
家事按分を行うためには、仕事のためのスペースと生活のためのスペースをはっきり分けておくことも必要です。
このほか、例えば1台の車やパソコンを、事業とプライベートの両方で使用するといった場合は、使用時間によって家事按分を行います。
意外なものも経費に
一般的に考えれば、経費と考えにくい支出が経費として認められるケースがあります。
例えば、カフェの飲食代。ランチやお茶のために利用したなら、プライベートなので経費にはなりませんが、カフェで仕事をした場合は経費に計上することも可能です。この場合は「雑費」という項目で処理します。
また、取引先とカフェで打ち合わせをした場合も経費計上ができ、「接待交際費」の項目で処理します。
このほか、取引先の祝いごとに対するご祝儀や香典といった慶弔金も経費になり、「接待交際費」として計上します。
商売繁盛を願って、神社などでお祓いをしてもらった場合の祈祷料や、神社までの交通費も経費として計上することができます。祈祷料は「雑費」、交通費は「旅費交通費」の項目で処理してください。
経費の上限はいくら？
個人事業主の場合、経費の上限は基本的にはありません。それが、事業のためにかかった費用であれば、経費として計上できます。
ただし、これはあくまで原則です。
例えば、年間の売り上げが500万円の個人事業主が、500万円を接待交際費に計上すると、事業に必要な経費であるかどうか疑問を持たれるのは当然といえます。プライベートの支出を経費計上しているのではないかと、疑われても当然です。また、ビジネスの規模から考えて、500万円の接待交際費を使っているのはどう考えても不自然です。
個人事業主の経費に上限はないものの、使った額やその頻度、さらに費用項目を総合的に考えて、経費として認められるかどうか判断されます。
税務署の税務調査の対象になったり、修正申告を求められたりしないためにも、経費計上は正確に行うようにしましょう。
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